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  • 写作商务信函的基本

    分类:商务信函 时间:2017-07-24 本文已影响

    篇一:中文商务信函范文格式

    Afeng朵

    中文商务信函范文格式

    中文商业商务信函的写作格式

    如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

    (1)开头

    呼后用冒号。

    (2)正文

    信文的正文是书信的主要部分,题,通常包括:

    ①向收信人问候;

    中提到的问题答复等等;回答对方提出的问向对方提出要求等。如果既要向对方询

    (3)

    结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如“特此函达,即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

    Afeng朵

    (4)署名

    署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。

    (5)日期

    函的日期很重要,不要遗漏。

    商业信函格式

    商业信函通常由信封、前两部分是必不可少 1)信封

    用横式信封时,将收信人地址写在将收信人地址写在信封的右侧,如果位

    (2)信封的内容

    ①收信人地址。用横式信封时,收信人地址居上书写;用竖式信封时居右书写。这部分内容包括:邮政编码,省、市(县)、城区、街道、门牌号码,以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写

    Afeng朵

    得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址,也不要简化单位名称,以免误投。

    ②收信人姓名。一般写在中间位置,字稍大。姓名后接写称呼等,如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时,如不知对方姓名,或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理,

    ③寄信人地址及姓名。时居左书写。

    根据邮政部门的规定,式信封的左上角。

    (3)对国外商业业务信函,而寄往其信封书写格式又分美式和英式两种:

    一般是在信封左上角写寄信人的姓名包括:收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。

    邮票一般贴在信封右上角,航空标志或贴或写在邮票下方。 ②英式信封书写格式,一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角,航空标志或贴或印在信封的左上角;收信人的姓名与地

    Afeng朵

    址写在信封的居中位置,邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时,美国习惯一般都采用齐头式,就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式,即每行逐次向右缩进。

    ③为投递方便,信封上(可在信封左上角或右下角)还标注有关投递事项,常见的有:

    1)航空(By Air-Mail);

    2)挂号(Registered,或Reg;Regd.);

    3)快递邮件(Express);

    4)包裹邮件(Parcel Post);

    5)印刷品(Printed Matter)

    6)样品(Sample);

    7)商业文件

    8)密函 9)

    (1fimdelivered,please re-turn

    保护退还邮费(Return Postage(Guaranteed);

    13)留存邮局(Post Restitute/Care Postmaster);

    14)无商品价值样品(Sample(s) of no commercial Value)。

    2)信文

    Afeng朵

    信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜,是商业信函的核心部分。信文内容多种多样,其表达既灵活,又有一定的格式。一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。

    3)附件

    商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等,或作为商业业务往来的确认手续。

    篇二:中文商务信函写作格式

    1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称,主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定,一般都用“敬语+称谓”的形式组成。如:“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如:“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。 (顶格写,后面加冒号。)

    2、启词 启词是信文的起首语,可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”;思怀式的“久不通信,甚为怀想”、“去国半载,谅诸事顺遂”等;赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等;承前式的“上周曾发一传真件,今仍具函,为××事”,“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象,不论内容,一律以“您好”为书信之启词,实在极不恰当。此外,公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”;“顷闻、顷悉、顷获”;“欣闻、欣悉、欣逢、值此”,以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语,以提领全文。(在称呼下面另起一行,前空两格!)

    3、正文 正文是书信的主体,是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事,也可以兼说数件事,但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁,并注意情感分寸,不应有昵亵轻狂之嫌,也不可显侮蔑轻慢之意。 (在启词下面另起一行空两格。)

    4、酬应过渡 正文结束时,可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信,经过此次合作,双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡,如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”,或“肃此专呈、肃此奉达”,也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”,以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。 (过渡一下更符合礼仪规范)

    5、祝颂词 书信的最后,写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同,书信内容各有不同,祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等,有时,往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如“特此函达,即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

    6、签署 书信的签署以写信人全名为要,不能只签个姓氏或习惯称呼,如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等,而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天,许多书信都以计算机制成,但即使已打印了姓名,仍应再以手书签署一遍,这既表信用,亦示诚意。对某些特殊对象,署名后应有具名语,如“谨上、谨呈、敬述”等,以表示对受件者的尊重。 (通常中文信函写在

    结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置,但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。

    7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素,书信自然不可缺了这一项。日期必须准确,表现出写信人的负责态度,而万一记错日期,也许会因此而误事。(写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。)

    1、及时、准确接听/转接电话,如需要,记录留言并及时转达;

    2、接待来访客人并及时准确通知被访人员;

    3、收发公司邮件、报刊、传真和物品,并做好登记管理以及转递工作;

    4、负责快件收发、机票及火车票的准确预定;

    5、负责前台区域的环境维护,保证设备安全及正常运转(包括复印机、空调及打卡机等);

    6、协助公司员工的复印、传真等工作;

    7、完成上级主管交办的其它工作

    任职资格:

    1、女,形象好,气质佳,年龄18—26岁,身高1.65以上;

    2、大专及以上学历,1年相关工作经验,文秘、行政管理等相关专业优先考虑;

    3、较强的服务意识,熟练使用电脑办公软件;

    4、具备良好的协调能力、沟通能力,负有责任心,性格活泼开朗,具有亲和力;

    5、普通话准(原文来自:wWW.hnboxu.Com 博旭 范文网:写作商务信函的基本)确流利;

    6、具备一定商务礼仪知识。

    工作时间:

    篇三:商务信函写作

    一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。

    根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form) 。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form) ,即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。

    一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的时候,更喜欢用双行距。

    根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:

    (1) 信头(the letter - head)

    (2) 案号和日期(the reference and date)

    (3) 封内名称和地址(the inside name and address)

    (4) 开头称呼语(the salutation)

    (5) 信文(the message or the body of the letter)

    (6) 结尾敬语(the complimentary close)

    (7) 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)

    (8) 注意事项(the attention line)

    (9) 事由、标题(the subject line)

    (10) 经办人代号(the reference notation)

    (11) 附件(the enclosure)

    (12) 抄送(the carbon copy notation)

    (13) 附言(the postscript)

    在商务英语书信中,上述每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,它们是不能随意互换的。

    信头所包含的是写信人的基本情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E - mail 地址。信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以展

    示一个公司的风采,增强公司的信誉。

    案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”, 而美国的日期标示法则是“March24 ,2002”。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。

    封内名称和地址即收信人的名称和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可根据信的长短来定。

    封内名称和地址要用齐头式,

    紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。

    开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号,而在Gentlemen 后面用冒号。

    信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。

    结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语,在信中没有实际意义,传统使之成为必须,并已成为习惯,所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有: Yours faithfully , Yours truly(多用于美国) 等,也有人用倒装的Faithfully yours , Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况,则信件必须重新安排、打印。

    签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。

    注意事项的习惯用语是:For the attention of 或简单的Attention ,下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。

    事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。

    经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。

    附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure , Enclosures ,Encl.,Enc. 等。

    抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc ,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc ,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。

    附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。

    在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则是可有可无的。

    总之,当你书写商务英语书信的时候,必须谨记:选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当,所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。

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