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  • 商务信函中的正确性原则

    分类:商务信函 时间:2017-07-22 本文已影响

    篇一:商务信函之礼貌原则

    目 录

    摘要 .......................................................2

    Abstract ........................................................3

    第一章 礼貌的定义和原则 ........................................4

    1.1礼貌和礼貌原则 ........................................4

    1.2 Leech的礼貌原则综述 ....................................5

    1.3 礼貌原则之六大准则.....................................5

    第二章 商务信函的特点以及在实例中的运用 .........................7

    2.1商务信函的特点..........................................7

    2.2何谓“7C”原则以及在实例中的运 ...........................7

    2.3礼貌原则在商务信函中的具体运用 ...........................10

    结语 ...........................................................12

    参考文献 .............................................13

    摘 要

    在世界各国经济贸易合作日益频繁的大背景下,商务英语信函已成为人们在经济领域中的一个重要的交际手段。它在商务活动中起着增进了解、传递信息、联系业务、处理问题等作用。能够写出一封礼貌有加的商务信函不仅是对商务工作者的一个最基本的要求,也是顺利展开商务活动的一个重要前提。礼貌,作为一种普遍的社会现象,它的主要功能是维护社会秩序,维护的友好的人际的联系,减少冲突和误解并通过礼貌的言语行为以便获得交流的目的。英国学者Geoffrey. N.leech的礼貌原则不仅适用于口头语言,同样适用于书面语体1。本文以该理论为依据,以礼貌的理论、礼貌原则性以及具体实例论述外贸函电中的应遵从的礼貌原则及礼貌用语,体现出当代外贸函电中的礼貌表现及其重要性。结合商务信函的特点,通过具体的实例分析了礼貌原则商务信函中的运用和表现,认为,礼貌原则在现今商务信函中发挥着举足轻重的作用。

    关键词:礼貌原则; 外贸函电 ; 重要性

    1

    Abstract

    In the countries of the world under the background of increasingly frequent economic and trade cooperation, business letter has become an important means of communication in the field of economy. It plays in business activities to promote understanding, convey rite a letter of politeness and business letters is not only a most basic requirement for business workers, is also an important prerequisite for smooth business activities. Courtesy, as a widespread social phenomenon, its main function is to maintain social order, maintain friendly interpersonal contacts, and reduce conflict and misunderstanding through polite speech acts in order to obtain Exchange purposes2.

    The Politeness Principle, which was proposed by the English scholar Geoffrey. N. Leech cannot be only applied to verbal language, but also to formal style. Based on this theory, together with the characteristics of business correspondence, this paper analyzes the application of politeness principle to business correspondence through specific examples3. A conclusion is drawn that politeness principle plays an important role in modern business correspondence.

    Key words: politeness principles; business English correspondence;importance

    2 Hickey, Leo. (Ed.) The Pragmatics of Translation. Shanghai Foreign Language Education Press, 2001.

    3 Jaszczolt, K. M... Semantics and Pragmatics----Meaning In Language and Discourse. Peking

    第1章 礼貌的定义和原则

    日常生活中, 礼貌无处不在无时不在,并且在社会关系中发挥着重大的调节作用。 礼貌是人类文明的标志,是人类社会活动的一条重要准绳。迄今,许多西方学者诸如Layoff (1973), Brown & Levinson (1978/ 1987), Leech (1983), Blum-Kulak (1990)等都对语言使用礼貌原则。 礼貌原则, 面子, 威胁面子对言语行为有着一定的影响力。在这些礼貌现象的研究当中,最具影响力的当推英国学者Geoffrey. Leech的礼貌原则(Politeness Principles)以及P. Brown和S.C. Levinson的面子保全论 (Face-saving Theory) 。当今社会随着对外交流的不断扩大,国际商务往来也在向纵深方向发展,而作为其主要交流形式之一的商务信函越来越受到人们的广泛关注。作为联系客商的工具,一则好的商务信函除词汇、语法上准确无误外,在语气的选择与使用上也是十分讲究的,一般都注重礼貌的传达,只有如此方可博得对方的好感。商务信函作为一种具有特定商务语境的书面语言形式,礼貌的表现十分显著?。笔者拟就此现象探讨一下礼貌原则在商务信函中的应用。

    1.1礼貌和礼貌原则

    中国现代汉语中的“ 礼貌”源于古代的“礼”。据《说文解字注》: “礼,履也。所以事神致福也。从示,从丰。”由此看出,“礼”的本义是“事神致福”,是一种祭祀行为。然而,现代意义上的“ 礼貌”与古代的“礼”有着很大的差别。根据《现代汉语词典》的解释: 礼貌,言语动(本文来自:WWw.HNboxU.com 博 旭 范文 网:商务信函中的正确性原则)作谦虚恭敬的表现。礼貌已不再作为维护现行社会等差的行为准则,而是作为不分差别,供人们效仿的行为规范。而看一下英语当中的礼貌。英语中的礼貌研究可以追溯到15至17世纪,根据《牛津英语词源辞典》:“一个讲貌的人需具文雅,诚恳的礼貌品质(gentle courteous manners)”。《牛津高阶英汉双解词典》(第四版)中对?何兆熊. 新编语用学概要[M]. 上海: 上海外语教育出版社, 2000.

    polite( 礼貌的)这个词是这样定义的:having or showing that one has good manners and consideration for other people.由此可以看出无论是汉语还是英语当中的礼貌,“尊敬”、“敬意”都是其基本要素之一。

    1.2 Leech礼貌原则综述

    礼貌原则一直被视为语用学的一个重要内容。1967年美国语言哲学家格莱斯提出了著名的“合作原则”。他把说话者和听话者在会话中共同遵守的准则概括为量的准则、质的准则、关系准则以及方式准则。这一原则提出之后,许多学者对此进行了深入的研究,发现其本身存在着某些缺陷,因为格莱斯提出的各条准则无论如何也难以囊括言语交际中所有的话语策略。

    1.3礼貌原则之六大准则

    在此情况下,礼貌、礼貌策略自然成了与语言使用、语言理解密切联系的因素。 R. Layoff (1973) 曾试图将礼貌与合作原则整合起来,提出了“语用能力规则” (rules of pragmatic competence) ,即礼貌策略。包括三个规则:

    ⑴别强求对方;⑵给对方留有余地;⑶让对方感觉友好?。 20世纪80年代,英国语言学家Leech在“合作原则”的基础上,从修辞学、语体学的角度出发,提出了著名的“礼貌原则”。这一准则又可细分为六大准则,即:

    A. 得体准则 (Tact Maxim) :减少表达有损于他人的观点 (a) 尽量少让别人吃亏; (b) 尽量多使别人受益。

    B. 慷慨准则 (Generosity Maxim) :减少表达利己的观点 (a) 尽量少让自己受益; (b) 尽量多让自己吃亏。

    C. 赞誉准则 (Approbation Maxim) :减少表达对他人的贬低 (a) 尽量少贬低别人; (b) 尽量多赞誉别人。

    D. 谦逊准则 (Modesty Maxim) :减少对自己的赞誉 (a) 尽量少赞誉自己; (b) 尽量多贬低自己。

    E. 一致准则 (Agreement Maxim) :减少自己与别人在观点上的不一致 (a) 尽量减少双方的分歧; (b) 尽量增加双方的一致。

    F. 同情准则 (Sympathy Maxim) :减少自己与他人在感情上的对立 (a) ? 姜望琪. 语用学----理论及应用[M]. 北京大学出版社, 2000.

    篇二:英语商务信函中的语用原则及运用

    [摘要]语用学中的合作原则与礼貌原则并非只在口语交际中适用, 同样也适用于书面交流。英语商务信函的语言特征与合作原则中的数量准则、质量准则、关联准则、方式准则及礼貌原则中的策略准则、慷慨准则、赞誉准则、谦逊准则、赞同准则、同情准则的要求是一致的。在商务信函交往中, 我们需要运用语用原则的策略来共同指导各类商务信函的写作。传递肯定、中性信息时采用直接表达法; 传递否定信息时采用间接表达法, 缓冲开头) 解释拒绝原因) 提供建议和可行性计划) 积极结尾; 写劝服信时采用引起对方的注意) 激起对方的兴趣) 增强对方的欲望) 对方采取行动的方法。

    [ 关键词] 英语商务信函; 语用原则; 合作原则; 礼貌原则; 运用

    随着我国加入WTO, 书信沟通在各种商务情景中扮演着极其重要的角色。如果业务人员对信函交际的语言特征及表达研究不够, 就会出现词不达意, 引起对方误解, 使企业形象及经济受损。那么, 商务信函中应该遵循哪些原则? 如何用这些原则来指导商务信函以避免不必要的损失呢?本文将从语言学的角度来分析商务信函中的最基本的语用原则。

    一、商务信函中的语用原则

    语用学是研究在特定情景中的特定的话语,研究如何通过语境来理解和使用语言[1] (P6- 10) 。正如Yule 所认为的/ Pragmatics is concerned with the study o f meaning as communicated by a speaker( or writer) and interpreted by a listener ( or reader). 0 (语用学所关心的是说话人或写作者所传递的和听话人或读者所理解的意义。) [2] (P3)

    (一) 合作原则

    美国语言哲学家G rice从形式逻辑和自然语言的逻辑之间的差别出发, 提出说话人(或作者)所传递的和听话人(或读者)所理解的意义。[ 2] ( P3)在会话活动中, 为保证会话的顺利进行, 谈话双方都必须遵守一项基本原则, 即合作原则( Cooperative Principle ), 简称CP。他认为, 在任何有意义的言语交际过程中, 交谈双方存在着一种默契, 双方说话都能相互理解, 共同配合[ 3] ( P45) 。这种原则并非只在口语交际中适用, 同样也适用于书面交流。合作原则包括四条准则:

    11 数的准则

    数量准则( Quant ity max im )给交际者在交际中使用语言的详尽程度作了规定) ) ) 使自己所说话达到所要求的详尽的程度, 既不缺少, 也不超出所需要的信息。用简洁的语言来把信息完整地传递给对方, 使接收信息者明确其意图。

    例11D ear S irs:

    We were pleased to receive your letter of May 1, 1999 and thank you for your interest in our women. s leather shoes. As you know, prices for leather are now on the increase and there is considerable demand for leather shoes at home. Our output falls short of the demand以上是一封报价函。全文围绕报盘的主题,对女式皮鞋的数量、价格、规格、支付方式、装运时间等方面做了完整、明确的规定, 无累赘之词, 读者一目了然, 达到现时目的要求的详尽程度。 21 质的准则

    质量准则( Quality maxim)要求/ 不要说自己缺乏足够证据的话0, 不说你认为虚假的话。在商务信函中, 交际者应使用具体的, 特别的词来代替笼统的, 模棱两可的词。要遵守量的准则, 措词上应力求准确无误, 真实自然。

    例21W e expect sales to rise about three or four percent next month.

    该例中, 作者用了较笼统, 不确定的短语, 且有语法性错误( 见划线部分大约3% 或4% 0。about表示不确定之意, 而o r则表示选择之意, 让句子内容更令人迷惑。因此, 可改为/ aboutthree0 或/ about four0便显得清楚、明白、具体。

    31 关联准则

    关联准则( Relation maxim )规定了/ 说话要切题,不要说与主题无关的事。关联准则是交际中

    最重要最关键的准则。Sperber和W ilson认为, / 话语的关联性越大, 要求作的推理越少, 交际的效率就越高; 反之, 关联性越小, 要求作的推理越多, 交际的效率也就越低。0[ 5] 在商业活动中, 时间就是金钱, 效率就是生命。涉外商务人员要力争做到明确交际意图, 回信必须与来信相关联, 以便继续交际, 直至达到目的, 否则, 正常交际只能中断。

    例31W e would like you to send us details of your various ranges, including sizes, co lors, prices, and also samples of the d ifferent qualities o fmater-I alused.

    Reply: We are pleased to rece ive your inquiry and would like to inform you that if you order in quantities o f not less than 500 dozen of our products, w e shall allow you a d iscoun t o f 5% . Your early order is expected.

    在上例的回信中, 作者没有就来信提及的有关商品的具体细节向读者提供相关信息, 而提到 了数量折扣问题, 这样对方无法了解要订购的商品情况, 一笔可能达成的交易就此告吹。 41 方式准则

    ( 1) 避免晦涩的语言。在现代英语商务信函中, 避免用陈词滥调, 否则会让对方感到观念上 过于守旧, 无创新意识。试比较:

    例41 (过时) : Th is w ill acknow ledge receipt of your letter o f Ju ly 8.

    (现用) : Thank you for your letter of July 8.

    ( 2) 避免歧义。如一份信函中有歧义, 会使读者很费力地去琢磨, 或造成误解, 影响效率。 例51 ( 含糊): I believe that M r. Johnson. S employment reco rd seem s to show that hemay be capable of handling the position.

    (清楚): Mr. Johnson. s emp loyment record show s that he is capab le of handling the position. 用/ seem s to0让读者看起来, 不知是他认为有能力胜任这项工作, 还是怀疑没能力胜任这项工作, 让人揣摩不透。而修改后的句子用了肯定的语气就显得清楚、明白多了。

    ( 3) 避免赘述。商务信函中要求简洁明了的风格, 尽量使用言简意赅的短句, 尽量简化没必要复杂化的句子。句子字数最好不超过20个字。

    例61 (冗赘): Please don. t hesitate to call upon us.

    (简洁) : P lease w rite us.

    ( 4) 井井有条。文章要有逻辑性, 叙述有条理, 围绕主题, 由主到次层层展开, 层次分明, 这是写作的基本要求。

    (二) 礼貌原则

    Brow n和Lev inson认为, 人们言谈中的言语行为都是一些/ 威胁面子的行为 ( face threatening acts) , 即人在言语交际过程中, 他们的话语总是使对方或自己的面子受损, 人们为保全自己的面子, 即使错在己方也会竭力否认, 或找借口把责任归咎于他人。他们在保全自己面子的同时又损害了别人的面子[ 6] 。这是/ 面子论0。Leech 在/ 面子论0的基础上, 效法的合作原则, 提出另一条语用原则, 即礼貌原则( Po liteness Pr incip le) , 简称PP。合作原则是规定性的, 礼貌原则是解释性的。它既援救了合作原则, 又能保住双方的面子,解释了说话人有意违反合作原则来含蓄地表达自己的真意, 是出于礼貌的考虑使话语得体[ 7]。此项原则对外贸信函英语具有特别重要的意义。因为人人都有/ 面子0, 若在信函中不给对方/ 面子, 本来可以成交的买卖也会失去; 反之, 如能重视对方的观点, 尊重对方的权利、愿望和需要,迎合对方的心理, 能产生令人愉快的感觉, 从而促成和扩大对外贸易。礼貌原则包含以下准则:

    11 策略准则和慷慨准则

    策略准则( Tact max im)和慷慨准则( Generosity max im )要求在商务交往中, 使他人受损最小, 受惠最大, 而自身受损最大, 受惠最小。

    例71 ( 1) Send us a fax, p lease.

    ( 2) M ay w e ask you to send us a fax?

    ( 3) W ould you send us a fax?

    ( 4) Youmust send us a letter.

    此组句子受话人利益受损, 而发话人得益, 而( 2) ( 3)相对而言礼貌些, 受话人利益较小, 而( 1)是祈使句, 虽句后有p lease, 但与其说是请求, 还不如说是命令式。用( 4)用更有威胁意味, 受话人损失大。因此, ( 1) ( 4)不可取。

    21 赞誉准则和谦逊准则

    赞誉准则( A pprobat ion m ax im )和谦逊准则(Modesty max im)要求尽力缩小对受函方的贬损,夸大对受函方的赞扬, 尽力缩小对自身的赞扬, 夸大对自身的贬损, 体现在信函和称呼语和结束语中, 在信函中多用/ Dear Sir0 / Thank you for0/ W could appreciate it0/ Yours faith fu lly0等。

    31 赞同准则

    赞同准则( Agreement max im )要求尽量缩小自身和受函方的分歧, 尽力夸大自身和受函方之间的一致, 商务活动要求交际双方具有高度的合作精神, 谋求一致。其实同意或部分同意对方的观点比反对别人更为礼貌。

    例81Your proposa l is reasonable, w e can accepti.t

    41 同情准则

    同情准则( Sympathym ax im)要求发函方尽力缩小自身对受函方的厌恶, 尽力夸大自身对他人的同情。商贸合作伙伴, 当对方受到损失时, 应致函表示同情。如对方有幸运之事, 应表示祝贺。

    例91 ( 1) Congratulat ion on setting a sales record lastmonth!

    ( 2 ) We w ere d istressed to learn from this morning. s TV new s report that yourmanag ing directo rD r. H olleyson d ied of a p lane acciden.tobbye在Business Commun ica tion Fundamenta

    ls一书中提出, 商务英语写作应遵循6 个C. s:正确( Co rrectness)、简明( Conciseness )、具体 ( Concreteness)、文采( Co lorfu lness)、得体( Considerateness)、连贯( Coherence)。国内研究人士根据各自的观点与实践, 归纳不一: 阎善明的4C. s(完

    整、简洁、清晰、礼貌) [ 8] ( P3), 范红的10C. s(明晰、简洁、正确、礼貌、体谅、具体、诚意、个性、完整、优美) [ 3] (P6- 8) , 王兴懿的7C. s(清楚、简洁、准确、具体、礼貌、体谅、完整) [ 9] ( P1)等。其实, 以上各家观点都是语用原则在商务英语信函的具体体现。商务信函语言特征中的/ 具体0、/ 完整0体现数量准则; / 准确0体现质量准则; / 清晰0、/ 简明0、/ 文采0、/ 连贯0、/ 优美0均体现方式准则; / 礼貌0、/ 得体0、/ 诚意0体现策略准则和赞誉准则; / 体谅0体现慷慨准则和同情准则。可见, 商务信函语言特征与G rice、Leech 和Lev inson等提出的语用原则的要求是一致的。

    二、语用原则在英语

    商务信函中的运用商务联系学Business C ommunications中, 根据rece iver的利害关系, 将商务活动中所传递的信息分为肯定信息、中性信息、否定信息和劝服[10] 。如何有效地传递这些信息呢? 下面, 将用语用原则来分析传递各种信息信函的写作方法。

    (一) 传递肯定和中性信息的书信肯定的信息有利于receiver, 中性的信息无损于rece iver, 均属于正面信息。为了达到心理的沟通, 开拓更多的业务机会, 写传递肯定和中性信息的书信时可运用得体准则和赞誉准则, 采取积极的态度, 用直接表达法, 即在信的一开头就传递对方期待的信息, 信文表现作者热情友好的态度。

    例101 Dear S irs, Thank you fo r your order ofAugust 11 for b icyc les. A ll item s are in stock, and we can guarantee shipment to San Franc iscow ell be fore September 30. As requested w e w

    ill in form you o f the date of dispa tch immed iately upon comp leting shipmen.t Yours fa ithfully 中性信息信函的读者一般为常年客户, 目的和内容只限于传递必要的信息; 而肯定信息的信 函读者一般为新的业务伙伴, 其目的和内容是重点肯定那些读者喜爱得到的信息, 故语言较为细(二) 传递否定信息的书信/ 好消息, 人皆喜之; 坏消息, 人皆恶之。0在商务活动中, 在传递不愉快的信息时, 为让收信人较为自然地接受其并不希望得到的信息, 应特别

    注意礼貌原则中的各项准则。在拒绝时, 按得体准则的要求, 用间接表达法。根据慷慨准则和赞誉准则的要求, 以您为重( You-attitude ) 的态度, [ 11]将起到疏通障碍的作用。写传递否定信息的书信时, 可以以下行文结构来进行写作。下面以一封现货不足, 无法供货的订货回函为例, 根据语用原则对其写作结构进行逐条分析。

    例111DearM r. C larendon,

    Thank you for ordering geranium cuttings. W e w ere so pleased that when you thought of your garden ing needs, you thought o f us. W e w ish w e could fill your o rder, but our best geranium cutt ings have a lready been so ld. M any of our custom ers are from the South, where the g row ing season is earlier than the rest o f the country. This year, acco rd ing to our orders, the Sou th must be bursting w ith geran iums.

    Enclosed in th is letter is a brochure on geran-I um grow ing and propagation wh ich w e hope you w ill find helpfu.l W e have also taken the liberty o f pu-t t ing your order in for the first and best cuttings w e have availab le nex t spring. Our fall cata logue is in the ma il to you today. W e hope you w ill see in it the type o f plantings that w illmake your flow er garden complete. Make sure you not ice our fall sav ings on bu lbs! Best w ishes for the cont inual expansion of youbusiness! Yours sincere ly RonaldWorthM anager[ 9] ( P110)

    11 缓冲开头

    好的开头是成功的一半。0语言本身的机制可以调整语气的强调, 礼貌的级别可以将坏消息 所带来的消极影响降低到最低。文章先以/ Thankyou for,,0/W ew ere so pleased that,,0等句子 婉转开头, 符合得体准则和赞誉准则的要求。

    21 解释否定原因与内容

    直接正面拒绝是不礼貌的行为, 因其目的是使读者受损, 威胁着读者的消极面子。如果在此 以直截了当的方式拒绝很不妥, 所以有必要放弃方式准则, 采取礼貌原则来缓解这种面子威胁行为。例中, 作者运用谦逊准则和同情则婉言拒绝/W ew ish w e cou ld fill your order, but,,0表示作者真心希望能满足对方的要求, 用/ but0直接引出拒绝话语, 避免了造成误会, 之后娓娓道来脱销的原因: 南方天竺葵的生长季节比其他地方早。这样的表达照顾了对方的面子, 避免了尴尬。

    31 提供建议和可选性计划

    解释原因后, 一个建议, 一份可行性计划都可为读者证实他所处的境况, 又可以善意地为他解忧, 以补救收信人的损失。这种You-attitude的方式体现了礼貌原则中的慷慨准则) ) ) 使他人受损最小, 受惠最大的要求相吻合。表面上, 这不属于答复范围似乎违背了合作原则中量的准则, 但事实上它遵循了O. ha ir 提出的质量- 数量准则除非有特别显著的理由, 一旦听话人(读者)可能会对说话人(作者)所传递的住处感兴趣的话, 后者都应该给予一个较强力度的陈述而不是弱势的陈述。0 [12] (P45) 这里的/ 力度0即是交际传递的信息量。[ 7] ( P85)上例中, 对方订不到货, 一定非常沮丧。这时, 一份有关种植和繁殖的说明书、一份近期订单目录、以及部分商品秋季减价的消息,对商家来说, 无疑是雪中送炭。这样既不伤害对方, 且留余地, 尚有希望今后保持往来合作。由此可见, 在商务活动中, 人们往往自觉遵循合作原则及其相关准则。但有时因礼貌起见, 常常会放弃方式准则。

    41 积极结尾

    结尾与开头同样重要, 措辞也要注意把握分寸和策略, 否则即使前面说得再好, 也会前功尽 弃。上例使用/ Best wishes for the continual expansion o f your business! 0结尾, 帮助读者更自信, 以期今后保持更好的合作关系, 符合赞誉准则。

    (三) 劝服信

    劝服信旨在劝说对方按写信人预定的计划办事, 其前提条件是: 读者不情愿或可能拒绝写信人的要求或建议。故采取先引起对方的注意, 激起其兴趣, 增强其欲望, 以使对方采取行动。 例121 Dear Customer: No other business graphics software can match the versatility and flexibility of Diagraph! Let us prove to you that Diagraph is a breakthrough in business graphics software. Use Diagraph to turn your ideas, plans, and data into organization charts, signs, flow charts, diagrams, form s, and maps. Diagraph comes with a money-back guarantee. U se it for 30 days and w epre该促销函一开始就提出了产品Diagraph的优点, 以引起顾客的注意。接着又简明扼要地介绍了Diagraph的主要功能, 激起顾客的兴趣。之后,根据顾客的购买心理, 提出可试使用, 不满意可退款, 且提供两款选择以及其它优惠条件, 增强顾客的购买欲, 读者很可能毫不犹豫地采取行动。

    三、结 语

    在商务信函交往中, 我们需要以合作原则与礼貌原则的策略来共同指导商务信函的写作。但 在实际运用中, 常常会为了达到礼貌只遵循质量、数量、关联准则, 而放弃了方式准则, 有时也会为了达到交际效率而舍弃礼貌, 全面遵循合作原则,如催款函、索赔函。这两种原则是互补的。不论是部分放弃, 还是部分遵循语用原则, 其最终目的皆是为了成功交际。只有灵活运用语用学的各种交际策略来指导商务信函的写作, 才能更好地拓展商业业务, 获取更大的财富。

    [参考文献]

    [1] 何兆熊. 新编语用学概论[M] . 上海: 上海外语教育出版社, 1999.

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    [10] 王素清. 国际商务写作教程[M] . 北京: 对外经济贸易大学出版社, 1995.

    [11] 黄文伟. 谈谈商务英语书信中行文的/ 礼貌0 [J] . 上海科技翻译, 1996, (1) .

    篇三:商务信函的书写规则

    商务信函的书写规则(一)

    写信的原则(Writing Principles)已从原来的3(Conciseness, Clearness, Courtesy)发展到目前的7个"C":

    Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy,Consideration)

    实例

    Dear Sirs,

    Copper Wire

    With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable.

    (信的本文汉译):

    关于你们四月九日涵,我们高兴地接受你们第8/070/02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。的一经接到出口许可证号码的通知,当即电开信用证。

    要求书信的"完整",的理由有三:

    1. 一封完整的书信比一封不完整的书信,有更大的可能性带来预期的效果;

    2. 一封完整的书信,有助于建立和表达友善关系;

    3. 一封完整的书信,可以避免由于遗漏重要情况(情报)所导致的诉讼(Lawsuit);

    4. 有时,某些不显眼的书信或文件,由于所提供的情况完整而又生动有力(Complete and Effective)而成为极为重要的文件。 一封信写得是否完整,建议用五个"W"来检验,既: "Who, What, Where, When 及Why(包括How)"

    例如:在定货的信中,必须明确说明 "需要什么商品"(What you want) "

    何时需要" (When you need the goods) "

    货物发到何地何人收"(to Whom and Where the goods to be sent) "

    如何付款"(How payment will be mande) 如对对方的要求作出否定的答复时(如不能报盘,不能理赔等)应说明理由 "

    为什么"(Why)

    Clearness(清楚)

    (一).避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇 〈例一〉 As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco, we have bimonthly direct services. (从香港到旧金山有直达船,) 但是bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢,还是两个月一次?不明确。因此,最好清楚明白地说明"一个月两次"还是"两个月一次": (a) We have two direct sailings every month from Hongkong to San Francisco. (每月两次直达船) (b) We have semimonthly direct sailing from Hongkong to San Francisco. (每半月一次直达船) (c) We have a direct sailing from Hongkong to San Francisco every two month. (每两个月一次直达船)

    (二)注意修饰词的位置,有时修饰词的位置不同,会导致不同的含意如: a) Please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible; b) Please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter. 以上两句中的""修饰的内容不同: a) 你们要求我们尽快做些什么。 b) 请尽快告诉我们。 所以 a) 可译成"请告你们要我们为此尽快做些什么";b) 可译为"请尽快告知,你们要我们为此事做些什么"。

    (三) 注意代名词,关系代词和先行词的关系 按照英语习惯,句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词,因此要特别注意,以免引起误解或不清楚。 例句: 不好: They informed Messrs.John & Smith that they would receive an answer in a few days. 较好: They informed Messrs. John & Smith that latter would receive an answer in a few days.

    (四)注意前后一致和紧凑,连贯 不一致:Being a certified public accountant, I am sure you can help us. 一致: Being a certified public accountant, you can surely help us. or; As you are a certified public accountant, I am sure you can help us.

    商务信函的书写规则(三)

    Correctness(正确)

    商业书信必须写得正确,因为它涉及到买卖双方的权利,义务,厉害关系,是各种商业单据(如合同)的根据。 广义的说,商业书信的正确性表现在: (一) 运用正确的语言水平 (二) 叙述得正确 (三) 数字要正确 (四) 正确理解和运用商业术语 (五) 合适的写作技巧或方法,以及正确运用其他的六个"C"。

    一.正确的语言水平 (1) 正式的和非正式的语言水平所用词汇比较:的 formal informal

    terminate domicile deem transpire conflagration edifice endeavor obtain; procure peruse remunerate utilize subsequent ascertain contingent upon anticipate interrogate end home think(or: believe) happen fire building try get read or study pay use next or following find out depending on expect ask (2) 正式的和非正式的语言比较 formal informal Will attain the age of 18 years. Will be 18 years old Render us more detail We will institute a mail search Send us more information We will ask the post office to send out a tracer. We thank you in anticipation of this courtesy and assure you that it will be a pleasure to serve you in a similar manner We shall appreciate your helping us. Let us know when we can return the favor. Inform me of your intentions as to the liquidation of this balance Let me know when you can settle this account. Give consideration to a plan. Consider a plan This plan will effect a saving of $10,000. This plan will save $10,000. To effect certain modifications in a procedure contingent upon the concurrence of management To make certain changes if management agrees. The conclusions ascertaind from a perusal of the pertinent data is that a lucrative market exists for the product in this vicinity. The data studied show that the product is in good demand in this area. (3) 避免使用不标准的语言水平 不要说的 应该说 ain't hadn't ought irregardless nohow in regard to can't hardly between you and I where ….at isn't, aren't shoudn't regardless anyway regarding can hardly between you and me where 下列是用一内容三种不同语言水平的比较参考: Formal: Although Item 12 is enumerated in the report, the writer has ascertained that it is currently not in the organization's inventory or in the writer's possession. Informal: Although Item 12 is listed in the report, it's not in our stock now and I don't have it either. Standard: Irregardless of the report that item ain't on our shelves now, and I haven't got it either.

    二. 叙述得正确 商业书信的内容要叙述得正确,既不要说得不够(Understatement),更不要说得过头(Overstatement)。

    [例一] This stove is absolutely the best (or: the very best) on the market. (这种炉子是市场上绝对最好的炉子。) 这句话是用来介绍商品的,的但没有具体介绍商品的性能,的而是抽象地断定这种炉子是"市场上最好的"。这样介绍商品,不但不能达到推销的目的,反而使人对写信人有"卖狗皮膏药"的感觉。

    [改写]Our model A195 is designed on modern lines and gives, without any increase in fuel consumption, 25% more heat than the older models. So you will agree that it is the outstanding stove for economy of fuel. (我们的A195型炉子是按近代样式设计的,在不增加燃料消耗的情况下,比其他各种旧式炉子温度高25%。所以,你会同意,这是优良的节约燃料的炉子。)

    三. 字要正确 做对外贸易离不开数字。的对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意,有时"失之毫厘,差之千里"。甚至引起不同的理解。 (a)"以上","以下","以前","以后","从。。。到。。。"等的表达法 $2 or (and) above(over)

    二美元和二美元以上 60dozen or (and) up (upward, upwards)不少于50罗的定单 5% up to 10% inclusive

    商务信函的书写规则(四)

    四. 理解和运用商业术语

    一般常用的商业用语用字简洁,意义明确,使用得好,工作进行得顺利,使用得不好,就会引起混乱,误解,甚至产生不必要的纠纷,如:

    You ask very short delivery for your order. 写信的人原意是说"你们要求赶快交你们的定货。" 可是short delivery不是快点交货的意思,而是"短交"的意思,这就用错了商业术语。因此,应该说: Your require quick(prompt) delivery of your order.

    五. 合适的写作技巧或方法,以及正确运用其他的六个"C"

    (1) 非英语国家的人学英语中普遍的弱点之一是不能正确地拼写(spelling)每一个英文字。拼写正确与否是一个很重要的问题。有时,一不小心,拼写错了,会误大事或出笑话。 你想买靴子,英文应该是BOOTS,要是拼写成BOATS就变成你想买船了。 怎样才能正确地拼写?最好的办法是读得仔细,注意每个字的正确拼法及字母排列。要注意 音节(syllables) 字根(roots) 前缀(prefixes) 后缀(suffixes) 有人就此写了首打油诗做了个"总结" I before E Except after C Or when sounded as A As in neighbor or weigh. 其基本意思是说除了在字母C之后或是发音是[ei ]之外,通常是I在E之前。

    现举例说明: (a) ie [发音i:] achieve, grieve, retrieve believe, niece, shield brief, piece, shriek chief, pier, siege field, pierce, thief fiend, relieve, wield fierce, reprieve, yield (b) ei [发音i:] ceiling, conceive, deceive, perceive, receive (c) ei [发音ei] feint, obeisance, sleigh freight, reign, veil inveigh, rein, weigh neighbor, skein, weight 例外: either, fiery, foreign, friend, heifer, height, inveigle, leisure, seize, sovereign, weird. 又如以ceed, cede,和sede结尾的动词中,只有三个普通的动词以ceed结尾,即:exceed,proceed 和succeed结尾的,如: acced, concede, intercede, precede, recede. 名词的复数形式也得注意,否则也要出错。

    不过如何把名词的单数变成复数还是有规律的。 (a) 绝大部分的名词从单数变为复数时,只要在词尾加个""就行了。如: hat, hats; acrobat, acrobats; banana, bananas. (b) 单数名词的字尾是s, ch, x或z的复数,通常是加es, 如:mass, masses; patch, patches; tax, taxes; buzz, buzzes. (c) 以y结尾的y前是辅音字母的单数名词变复数时,把y去掉改为I再加es,如:city, cities; community, communities. (d) 以y结尾的y前是元音字母的单数名词变复数时,的只要在字尾加s, 如:money, moneys. (e) 以o结尾的而o前是元音字母的单数名词,在字尾加s就变为复数,的如:radio, radios. (f) 以o结尾的而o前是辅音字母的单数名词变成复数时,应加es, 如: buffaloes, calicoes, cargoes, dominoes, echoes, embargoes, heroes, jingoes, mosquitoes, mottoes (mottos), mulattoes, potatoes, tomatoes, tornadoes, torpedoes, volcanoes. 但有例外如: banjos, bolos, cantos, contraltos, dynamos, gigolos, octaves, pianos, quartos, silos, solos, sopranos, zeros. (g) 绝大多数以f结尾的名词,从单数变为复数时,的把f换成v再加上es,如:half, halves, scarf, scarves(or : scarfs) ; self, selves ; sheaf, sheaves ; thief, thieves ; wolf, wolves. 但有例外如: beliefs, chiefs, dwarfs, griefs, handkerchiefs, hoofs, mischiefs, roofs, staffs (h) 专有名词一般在字尾加s的,构成复数,但以ch, s, x或z结尾的专有名词,则要加es如: the Kellys, the six Marys, the Finleys, the

    Harrises, the Foxes, the Heinzes. ( i ) 字母,数字,的记号或其他作这种用途的字的复数形式是在字尾加"s",的如:three m's; two 2's; if's and and's. ( j )的某些外来字还保留其原来的复数形式: agendum------agendafocus----------foci alumna-------alumnaelocus----------loci alumnus------alumnihypothesis-----hypotheses analysis-----analyses larva----------larvae axis---------axesparenthesis----parenteses bacterium----bacteria phenomenon-----phenomena basis--------bases radius---------radii chassis------chassis stratum--------strata crisis-------crisestableau--------tableaux datum--------datathesis---------theses 复合名词的复数通常是其中的主要字用复数形式,如: 的 fathers-in-law; hangers-on; passers-by; by-standers; solicitors general; attorneys general(or: attorney generals); major generals; Knights Templar. 但也有都用复数形式的,如: nanservant, menservants; woman-servant, women-servants 以上例子说明,的英语的拼写是有一定规律的,只是多加注意,便可以逐渐掌握其规律。但是,任何规律都有其相对的例外,这就需要特别下工夫。

    商务信函的书写规则(五)

    (2) 正确使用大写(Capital Letter)

    一般在每一句,每一个直接引语,每一行诗的第一个字要大写,人的称呼或头衔,书名等要大写,专有名词要大写,月名,星期几要大写,代词I要大写。这是使用英语必须具备的起码的知识。因此,大写使用的正确与否,也是英语水平问题。除了上述一般大写规律以外,在商业书信英语中的大写,还有其本身的特点,现说明于下: (A)North, South, East, West 这四个字作为一般方向用时小写,的但是当它们作为一个地理概念表示北方地区,南方地区,东方地区,西方地区,或专有的地名联用时,就必须大写。 [例]Cotton is the principal crop in the South; it is also grown extensively in the Southwest and in the Sou thern California (棉花是南部各州的重要作物,西南各州和加利福尼亚南部也广泛种植。) (B)商品名称 从语法上讲,一般的商品名称(非专有名词)没有必要大写。在商业书信中为了强调()或要促使对方注意,商品名称常常大写。 [例]We have seen your advertisement in the "Textile World" and should be glad if you would send us patterns of Ladies' Woolens with your best terms. (我们看到你们在"织物界"杂志上的广告,请寄妇女用毛织物样本并告最优惠的价格条件。) (C)文件名称 [例]we have quoted our best terms on the enclosed Price List. (我们已随函寄送价目表报最优惠价格条件。) ( D ) 公司,团体,城市名称省略时大写 [例]The Company will pay you $100 annuity. 该公司将付给你年金100美圆。 (E)职务名称 [例]There is enclosed a letter from Mr. H.A.Anderson, President, National City Bank of New York. (同函俯上花旗银行行长安得逊先生所写书信一封。) (F)船名 [例]的We have shipped the goods by the m.v."London Maru" of OSK. (货已由大阪轮船公司的"伦敦丸"轮装运。)

    Conciseness(简洁)

    "简洁"是有客观标准的。虽然西方国家的作者之间在怎样用词才算"简洁"方面还是有争论的,不过他们的一些看法还是有一定参考价值的。

    怎样才能使商业书信"简洁"? 西方国家作者有很多建议,先介绍如下:

    (一) 避免使用陈旧的商业术语 陈旧的与传统的商业术语(Commercial jargon)对信的内容没有什么作用,应该避免使用。

    例一: Wordy: We wish to acknowledge receipt of your letter of November 14 with the check for

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