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  • 传统书信由什么组成

    分类:其他信函 时间:2017-07-26 本文已影响

    篇一:商务信函的基本结构

    商务信函的基本结构 传统信件

    这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式-齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写,经常采用开放式的标点方式,即除了信文部分,其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。

    1、信头 The heading

    信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

    通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。当我们撰写传统信件时,直接使用这种信笺纸就可以。

    2、编号(写信人的名字缩写)和日期 The sender name and the date

    这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

    3、封内地址 The inside address

    这里就是指收信人的姓名和地址,一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同,但必须把收信人的姓名一并写出。另外,假如不是完全公事化 的书信往来,或者已经从公事的关系徐徐发展成为带有私人性质的友好信件往来,由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份,所以可以不必填写封内地址。

    4、事由 The subject heading

    事由也就是我们通常说的主题,可以直接写明信件的重点,让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。

    5、称呼 The salutation

    指对收信人的一种称呼。

    较常使用的有Dear Sirs Dear Madam Dear Mr. XX。称呼后面的标点,一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。

    6、开头语 The open sentences

    开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简朴内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。

    7、正文 The body of the letter

    信的主体。一封信件的优劣,完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继承讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

    8、结尾语 The complimentary close

    结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信来函定货”,“答复询问”等,另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后,另起一段写结尾语。

    9、结束语 The complimentary close

    结束语是结束信函时的一种客套,应该与前面的称呼相呼应。例如:“Sincerely” “Best Regards ”or “Yours Truly”. 结束语写在结尾语下隔一行,只有第一个字母大写,后面加逗号。

    10、签名 The signatrue

    写在结束语的下面,签上写信人的名字。如果是传统的信件,写信人最好亲笔签上您的名字,因为用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。签名的下面,最好写上发信人的职位。

    11、附件 Enclosure

    如果信中有附件,应在左下角注明Encl. 或Enc.。

    例如:

    Encls: 2 Invoices

    Enc.: 1 B/Lading

    |||

    电子邮件

    众所周知,电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便,信息传递迅速高效,且非常节省成本。但是E- mail的撰写也并不是一件很轻易的事情。您知道,当一封E-mail发送出去后,只要收信人在线,他可以几分钟内就收到。所以,在您发送前,必须要检查 一下您所写的内容是否准确合适,因为一旦您点击了发送键后,您就再也无法将其收回了。

    通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件,传真等稍加随便一点。但是我们在这里还是要建议大家,即便是写E-mail,由于是谈论公事,所以还是采用正式严厉的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话,正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。

    1、 收信人的邮箱

    2、发信人的邮箱

    3、写信日期

    写日期时,请注重以下几点:

    a. 年份要写完整,不能用03代替2003。

    b. 月份要写英文名称,不能用数字来代替,如31/3/03 不能在正式的信件中出现。但是可以用英文缩写,比如用Aug.代替August。

    4、时间

    5、主题

    6、称呼

    7、正文

    8、结束语

    9、签名

    10、联系方法

    这部分内容要完整包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法(地址、电话、传真、邮箱、网址)。写地址时请留意:一般来说,门牌号和街道名称之间不用 逗号点开,但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。每次写信只要选择这个模板,信件会自动显示这些内容。

    商务信函写作的要点

    写作商务信函并不要求您使用华丽柔美的词句。所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,正确的表达自己的意思,让对方可以非常清晰的了解您想说什么。围绕这一点,我们总结了几方面的内容,希望对您写作商务信函有借鉴作用。

    1、口语化

    每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函 就应该用一种特别的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了 的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。

    想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么

    说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。

    2、语气语调

    由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目 的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是果断的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

    3、真诚

    不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么,都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。

    4、直接

    跟您一样,您的合作伙伴们天天都要阅读大量信函文件。所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益 的内容,请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感爱好,反而会让他们恼火,产生反感。

    5、礼貌

    我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不 会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。

    非凡要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。

    2、 还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情,一旦过了头,效果反而不好。

    礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚。所以最要害的还是要掌握好“度”,才能达到预期的效果。

    6、简洁

    就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达,就 不要用词组。多用短句,因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。 在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。比如,您前面写了“goods have been sent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否 另有含义。

    8、精确

    当涉及到数据或者详细的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。

    9、针对性

    请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。当 然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

    10、语言朴实

    前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽 复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”,就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。

    11、回复迅速及时

    给买家的回复,千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供给商。如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。

    12、标题

    这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成 的。如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ,“Can we work together?”,建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。

    13、校对

    写完之后,一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下您所提供的事实,数据等是否有错。我们都会犯错,但即使在您的信函里有一个极小的失误,也可能会破坏您在沟通方面的可信度,并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

    最后,通篇读一下您的信函,对照前面提到的所有规则,您的信函都符合要求了吗? 商务信函案例分析

    很显然,这封邮件有很多缺点,首先语句呆板,严峻的“生意腔”使邮件毫无气愤。句子长而乱,含义模糊。没有提供足够的资料来支持自己的论点。更糟糕的是,措辞冒昧,极不礼貌。针对这些不足,我们再来看一下另一个版本。

    篇二:书信作文结构及表达方式

    Complaint Letter

    词汇:

    complain against sb. about sth.投诉......

    have dissatisfaction with不满于......

    put up with / bear / tolerate忍受

    awful / terrible / horrible糟糕的

    inconceivable不可思议的

    out of one’s expectation令某人大失所望

    look into / go into / investigate调查

    incident / matter 事件

    poor service糟糕的服务

    sanitary situation卫生条件

    bad manners 不礼貌 / 态度差

    cause sb disturbance干扰

    a nuisance 麻烦事

    as a remedy 补救

    work out a way to solve解决

    in case of its recurrence再次发生

    句型:

    1) I am writing to you to complain about ...

    2) I am writing to express my dissatisfaction with...

    3) There are some problems with the (flat) that I wish to bring to attention. For one thing, there is…For another,...

    4) I can hardly bear /tolerate /put up with it any more.

    The noise is such a nuisance to me that I hardly bear it anymore.

    5) I hope that the authorities concerned (相关机构)will consider my suggestions and improve the situation as best as they can.

    6) I sincerely hope that it will review its management system, with the view to providing, better service to the public.

    7) We trust that you will now consider this matter seriously and make an effort to prevent the recurrence of this kind.

    8) We will appreciate your willingness to make up for the loss.

    Inquiry Letter

    词汇:

    inquire about 咨询

    seek寻求

    obtain 获得

    regarding, concerning 关于

    provide sb with sth 提供

    inform. sb. of sth.通知某人某事

    at your (earliest) convenience方便

    look forward to (doing) sth.盼望...

    prompt / immediate / timely 及时的

    take into account of sth. / take sth. into account 考虑到...

    detailed详细的

    essential / necessary必要的, 重要的

    grateful / obliged 感激的 obligation 义务

    appreciation感激

    be concerned about... 对...关心

    句型:

    1) I would like to obtain some information about /regarding…

    2) I would like some detailed information on / about...

    3) I am an overseas student who lives /studies in...

    4) I am writing to you in the hope that I may obtain...

    5) I wonder if there is a tennis club available.

    6) I would be much obliged to you if you could let me know the procedures I have to go through.

    7) Your prompt and favorable attention to my inquiry would be highly appreciated.

    8) I am looking forward to a favorable reply at your earliest convenience.

    Thank-you Letter

    词汇:

    appreciate感激

    convey / express one’s appreciation表示感激

    cordial衷心的

    beyond words难以言表

    grateful感谢

    gratitude感激之情

    courtesy礼貌

    generosity慷慨

    hospitality好客

    moved感动

    timely及时的

    句型:

    1) I take this opportunity to express to you my deep appreciation for the kind assistance you rendered me.

    2) I wish there were a better word than “thanks” to express my appreciation for you generous help.

    3) My appreciation to you for your generous help is beyond words. I wish I could repay it one day.

    4) Please accept my most cordial thanks for your timely help, which I will always remember.

    5) Thank you from the bottom of my heart for your kind help.

    Apology Letter

    词汇:

    apologize to sb. for sth. 因为...向某人道歉

    awfully / very非常

    behavior 行为

    excuse 借口

    failure to do 失败

    fault 错误

    forgive 原谅

    ignorant 无知的

    inconsiderateness / inconsiderable不顾及他人

    cause sb inconvenience 不方便

    make an apology 道歉

    make up for it 弥补

    misunderstanding 误解

    negligent 疏忽的

    offend 冒犯

    overlook 忽略

    regret后悔

    remedy 补救

    remove 消除

    shoulder the responsibility 承担责任

    thoughtless 欠考虑的

    句型:

    1) I am awfully / terribly sorry for what I have done.

    2) I feel very guilty for what I have done to you.

    3) I am afraid what I have done has caused many inconveniences to you.

    4) I regret to inform. you that I am unable to do…

    5) Please accept my most cordial and humblest apologies for…once more.

    6) I will try my utmost not to make such a stupid mistake again.

    7) I am so sorry to have put you to so much trouble

    Job Application Letter

    词汇:

    lay a solid theory foundation坚实的理论基础

    advertisement广告

    all-round全面的

    an intimate knowledge of熟练的知识

    applicant申请人

    apply for申请

    be available for an interview可以参加面试

    be qualified for有资格

    character / personality性格,个性

    contact number联系电话

    competent / capable有能力的

    diploma毕业证

    expected salary期望得到的薪水

    graduate (from)毕业

    have a good command of对掌握熟练

    interpersonal skills人际关系的技巧

    qualification 资历

    meet the requirements满足要求

    practical experience实践经验

    qualification资格

    vacancy空

    传统书信由什么组成

    relevant / previous working experience工作经验

    句型:

    1) I have read your advertisement in Jinan Daily for a position of a sales engineer.

    2) I wish to apply for the position of…which you advertised in yesterday’s Jinan Daily.

    3) I am very interested in exploring the possibility of obtaining a position as a sales engineer with your company.

    4) I read with interest your advertisement which appeared in…and would like to take up the

    challenge as a… with your firm.

    5) After completing my four-year course at…university in 1991, I was employed by ABC company as a…

    6) I believe I am well prepared, both psychologically and academically, for the post.

    7) I believe I have the appropriate qualifications and experience for this post, and therefore, here I am enclosing my curriculum vitae.

    8) Upon graduation, I first worked as…The following job was..., and currently I am working for...

    9) I am available for an interview every afternoon. Please contact me at…

    10) I hope that after reviewing my enclosed resume you will kindly give me an interview so that I can elaborate on my studies and working experience.

    11) I hope you would consider my application favorably and grant me an interview.

    12) With the kind of experience I have accumulated, I would expect a salary of not less than…

    Study Pursuit

    词汇:

    pursue / pursuit 追求

    enjoy worldwide fame 享有世界声望

    further study 进修

    admission (to)入学

    entrance 入学

    fine tradition of scholarship 良好的学术传统

    graduate program 研究生课程

    long-cherished desire 珍藏已久的梦想

    prestigious 有声望的

    relevant 相关的

    tuition 学费

    well-equipped 设备精良的

    well-staffed 师资强大

    句型:

    1) I am deeply interested in your graduate program in the Dept. of …and plan to apply for admission for the fall of 2000.

    2) I am writing to request admission into the Dept. of…at your University for the spring semester of 2000. It is my long-cherished desire to pursue study of Computer Science at a university in Canada.

    3) I would greatly appreciate it if you would forward the necessary materials and relevant information at your earliest convenience.

    4) If you need any additional information, please do not hesitate to contact me.

    5) Your university is a well staffed and well-equipped institute with a long history and a fine tradition of scholarship, enjoying a worldwide fame I will certainly feel greatly honored if I am fortunate enough to be admitted into it.

    6) Would you please let me know the procedures for admission at your earliest convenience?

    7) I am writing to inquire about the possibility of being accepted as a graduate student in your university upon my graduation.

    8) I wish to pursue my Master’s degree in your university.

    篇三:尔雅古代名剧鉴赏答案

    1

    《金锁记》的编剧是

    ?

    ?

    ?

    ? A、余文君 B、王安祈 C、张爱玲 D、田沁鑫

    我的答案:B

    2

    下面哪一项不是戏剧的必备要素

    ?

    ?

    ?

    ? A、编剧 B、演员 C、 D、摄影

    我的答案:?

    3

    2006年导演昆曲《1699·桃花扇》的是

    ?

    ?

    ?

    ? A、田沁鑫 B、 C、孙敬 D、欧阳予倩

    我的答案:?

    4

    清代和明代是戏曲的黄金时代

    我的答案:×

    5

    田沁鑫认为,京剧必须转型成一种精致艺术,转型成“文学剧场” 我的答案:×

    1

    汉王朝第七位天子是

    ?

    ?

    ?

    ? A、刘彻 B、刘启 C、刘秀 D、刘盈

    我的答案:A

    2

    专管歌舞的是哪种优伶

    ?

    ?

    ?

    ? A、俳优 B、 C、倡优 D、优旃

    我的答案:?

    3

    汉代“两个人在摔跤”是什么戏

    ?

    ?

    ?

    ? A、百戏 B、都卢寻橦 C、角抵戏 D、斗戏

    我的答案:C

    4

    戏曲是中国文化的结晶,蕴含了中国文化的精髓 我的答案:√

    5

    “汉代百戏”中“戏”的意思是戏曲

    我的答案:×

    1

    小说和戏曲真正成熟的时代是

    ? A、唐代

    ?

    ?

    ? B、宋代 C、元代 D、

    我的答案:?

    2

    以下哪项是戏剧存在很重要的一个基础

    ?

    ?

    ?

    ? A、农业发展 B、杂剧 C、闲暇 D、文化消费

    我的答案:D

    3

    《西京赋》的作者是

    ?

    ?

    ?

    ? A、关汉卿 B、王实甫 C、张衡 D、崔令钦

    我的答案:C

    4

    学者普遍认为《东海黄公》是中国最早的戏曲 我的答案:×

    5

    宋朝的杂剧是另外一种戏曲,类似于歌舞加上小品 我的答案:√

    1

    宋杂剧的两大组成部分是

    ?

    ?

    ? A、艳段和正杂剧 B、开场和结尾 C、艳段和末剧

    ? D、三言二拍和正杂剧

    我的答案:A

    2

    《东京梦华录》的作者是 ?

    ?

    ?

    ? A、崔令钦 B、孟元老 C、周密 D、白朴

    我的答案:B

    3

    “勾栏瓦舍”兴起于哪个朝代 ?

    ?

    ?

    ? A、明代 B、 C、唐代 D、宋代

    我的答案:?

    4

    以下哪部作品的作者是王实甫 ?

    ?

    ?

    ? A、《西厢记诸宫调》 B、《西厢记弹词》 C、《弦索西厢》 D、《西厢记》

    我的答案:D

    5

    戏剧对物质的依赖很大 我的答案:√

    6

    南戏的起源晚于宋杂戏 我的答案:×

    1

    “元曲四大家”之首是 ?

    ?

    ?

    ? A、白朴 B、赵匡胤 C、汤显祖 D、关汉卿 我的答案:D 2

    在官员方面最受重用的是 ?

    ?

    ?

    ? A、蒙古人 B、色目人 C、 D、南人

    我的答案:? 3

    中国戏曲的第一个黄金时代是 ?

    ?

    ?

    ? A、元代 B、明代 C、清代 D、宋代

    我的答案:A 4

    汤显祖是元代戏曲家 我的答案:× 5

    文化消费是戏曲发展的物质基础 我的答案:√ 1

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