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    分类:职场礼仪 时间:2017-07-16 本文已影响

    篇一:职场礼仪中常见的问题

    职场礼仪中常见的问题

    作为一位职场新人,在步入一个新的环境时,拥有勤奋和诚恳固然是应有的职业态度。但倘若对职场礼仪不甚了解,过于庄重或过于随意,都可能令你“格格不入”,从而让自己和周围的人都感觉不舒服。

    一些常见的职场礼仪问题:

    ? 有人说,职场PK也是服装PK,你同意吗?

    ? 电子邮件作为一种职场沟通常用的方式,其礼仪操作规范您了解吗? ? 每个职场人士每天都会收发大量的短信,具体的礼仪要求您掌握吗?

    (微信呢?)

    ? 大大小小的各种会议中,您是会场里面那个吸引人眼球的人吗? ? 面对非议同事的言语和行为,您是随波逐流还是嗤之以鼻? ? 参加各种会议,应该遵守的礼仪规范您了解吗?

    ? 碰到跨部门沟通的问题,操作起来您是游刃有余还是一头雾水呢? ? 当发生了职场冲突,您会如何处理?

    篇二:邮件礼仪

    职场邮件礼仪与规范

    在邮件系统已经成为普及的工作平台的今天,收发邮件成为每个人常用的工作手段。工作邮件该怎么发,怎么措辞比较合适,主送给哪些人,是否应该抄送,都很有讲究。如果掌握不好,不但会影响工作,还可能造成不必要的误会。曾经轰轰烈烈的EMC“邮件门”事件,就是因为一封内部邮件被疯狂转发,使得总裁和秘书在工作上的小摩擦迅速传遍了国内各家知名公司,给他们个人以及EMC公司都造成了非常不好的影响。因此,职场的邮件礼仪千万不可忽视。下面,我们就来一起学习吧!

    一、慎重选择发信对象

    1、确定收件的对象

    要根据邮件所涉及的工作内容,合理的确定收件人范围,审慎的选择收件对象;同时,由于职场中重名的同事的邮件地址差别很小,因此在点击发送前,要认真确认收件对象是否正确,避免因邮件的错误传递给双方带来不必要的困扰。

    2、区分收件人的类别

    根据邮件内容与收件人的关联程度,确定主送人、抄送人和密件抄送人(请参阅“060728邮件文化宣导 邮件使用建议”)

    二、注意撰写信件内容

    1、不发送与工作无关的内容

    职场邮件是公司职员用于请示汇报工作事项、布置安排工作任务、交流探讨工作问题、分享与工作相关信息的平台,与工作无关的邮件不但浪费公司资源、影响工作效率,而且在工作繁忙的时候还极易引起收件人的反感。

    2、邮件标题要明确且具可查询性

    邮件一定要注明标题,并且标题要尽量写的简明和概括,要准确反映邮件的内容,使收件人可以对邮件要陈述的事项一目了然。邮件标题最好包含时间、关键字等要素,并保持固定的格式,便于收件人查找。

    3、合宜地称呼收件者,并且在信尾签名

    虽然邮件本身已标明了邮自哪方,寄与何人,但在邮件中注明收件人及发件人大名乃是必须的礼节,包括在邮件开头尊称收件人的姓名或职务,在信尾注明发件人的姓名以及通讯地址、电话等,以方便收件人与你的联系。

    4、信件内容应简明扼要

    邮件沟通讲求时效,很多邮件包含的是重要紧急的工作内

    容,所以电子邮件的内容应力求简明扼要,并求沟通效益。一般邮件所用的起头语、客套语、祝贺词等,在职场邮件中都可以省略。尽量掌握“一个邮件、一个主题”的原则。

    5、控制自己的情绪

    因为电子邮件的互动是透过计算机网络产生的,使用者经常会不自觉地“忘记”与自己真正互动的是“人”,许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出,而伤害到对方甚至引起冲突。千万不可以因为没看到对方的脸,就毫不客气讲一些没有经大脑思考的话语。

    6、了解传送出去的讯息将潜在会永久留存

    在发送之前问问自己,邮件内容是否适合发送,语气语调是否适宜?如果答案是否定的,请再重读重写,或重新思考到底要不要发出这么一封邮件。尽管邮件有一定的发送对象,但也很可能被转发、打印,从而到处流通。因此,在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句,以免给自己带来不必要的麻烦。

    三、养成良好传送习惯

    1、保证邮件接收和回复的时效性

    发件人通常会期盼所传送出去的邮件,能够被对方赶快阅读、处理,以及回复,在收不到回复的情况下,甚至会怀疑信件是否到达了该去的地方。因此,不及时阅读邮件、忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复,不但影响工作效率,而且是一种不礼貌的行为。

    2、谨慎转发自己收到的邮件

    对发件人而言,邮件内容是针对收件人所撰写的私人信函,不见得适合他人阅读。收件人在把邮件转送给第三者之前,首先要认真思考邮件内容是否适合转发,重要的邮件一定要亲自征询发件者的同意,否则犯了邮件礼仪的大忌!在转发之前,还要对邮件的内容加以清理,删除无关紧要的或者重复的部分,便于收件人阅读。

    3、友善的处理错误送达的邮件

    职场邮件中可能含有大量的重要信息,当接收到别人误送的邮件时,一定要对自己看到的信息保密,绝不能随意转发。如果能从信件内容看出正确的收信者,应迅速转送出去,同时抄送发件人知晓;若无法辨认,也应即刻回复发信人并简单解释传送的错误,切不可置之不理。

    4、非工作邮件“到此为止”

    职场里,总是会有人发送一些与工作不相干的邮件,对待这种邮件的态度应该是“到此为止”;对于含有明显不良信息、有可能影响正常工作的邮件,要及时向公司内部的有关部门反

    映,将不良的影响降到最低,维护公司正常的工作秩序。

    篇三:办公室礼仪——如何发邮件

    办公室礼仪:职场达人如何发邮件

    关于主题

    主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。建议如下:

    1. 一定不要空白标题,这是最失礼的。

    2. 标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用?才能显示完你的标题。

    3. 最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。

    4. 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”

    5. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。

    6. 可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

    7. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。

    8. 最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。

    关于称呼与问候

    1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度

    邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

    如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。

    建议:不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。

    关于格式,称呼是第一行顶格写。

    2. Email开头结尾最好要有问候语

    最简单的开头写一个“HI”,中文的写个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。

    结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

    俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。

    正文

    1. Email正文要简明扼要,行文通顺

    若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

    Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

    建议:正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。

    2. 注意Email的论述语气

    根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。

    尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。

    电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训!

    3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。

    如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

    4. 一次邮件交待完整信息

    最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

    5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

    这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打

    开; 如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

    在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

    6. 合理提示重要信息

    不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。

    7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述

    对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。

    8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻

    Business Email 不是你的情书,所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合,比如现在-:)

    附件

    建议如下:

    1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件

    2. 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管

    3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时

    4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件

    5. 如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式,以免影响使用

    6. 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送

    语言的选择和汉字编码

    1. 只在必要的时候才使用英文邮件

    英文邮件只是交流的工具,而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士,应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人,也应采用英文交流,由于存在中文编码的问题,你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

    2. 尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件

    如果对方与你的邮件往来是采用中文,请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你,也不要老土的用中文回复。

    3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题,而影响邮件所涉及问题的解决。

    4. 选择便于阅度的字号和字体

    中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana 或 Arial 字型,字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

    不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对公务邮件。

    不要为突出内容而将字号设置过大,拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小,费神又伤眼睛。

    结尾签名

    每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

    1. 签名信息不宜过多

    电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

    引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。

    2. 不要只用一个签名档

    对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。

    3. 签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

    回复技巧

    1. 及时回复Email

    收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特

    职场礼仪邮件

    别是对一些紧急重要的邮件。

    对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。

    如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说“收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复,云云”。不要让对方苦苦等待,记住:及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。

    如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。

    2. 进行针对性回复

    当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。

    3. 回复不得少于10个字

    对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。

    4. 不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼

    如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

    对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。

    5. 要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)

    如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了。

    如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该replay all,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。

    如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

    点击“回复全部”前,要三思而行!

    6. 主动控制邮件的来往

    为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。

    正确使用发送,抄送,密送

    要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)

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